La Matrice di Eisenhower: il segreto per lavorare meglio, riducendo lo stress.

Quante volte ti capita di sentirti sopraffatto da una lista infiniti di compiti, quasi da sentirti mancare il fiato? Quante volte ti è capitato di non riuscire a distinguere ciò che è davvero importante da ciò che è semplicemente urgente? E mentre stai leggendo stai pensando a qual’è l’esatta distinzione tra i due?

La gestione del tempo e delle priorità è diventata una sfida cruciale, oggi più che mai. Per riuscire a competere, a trasformare il sovraccarico in controllo, entra in gioco un potente strumento, la Matrice di Eisenhower, che può essere applicata a qualsiasi ambito, dal lavoro, allo studio, alla vita personale per la gestione quotidiana.

Questa matrice, nota anche come matrice urgente-importante, deve il suo nome a Dweight D.Eisenhower, 34° Presidente degli Stati Uniti, noto per la sua capacità di gestione del tempo. Durante la sua carriera, dovendo affrontare numerose decisioni complesse con un grandissimo carico di responsabilità, sviluppò un metodo semplice ma estremamente efficace per gestirle, basato fondamentalmente sulla distinzione tra importanza ed urgenza.

Questa matrice è uno strumento che permette di assegnare le priorità alle varie attività in base appunto all’importanza ed all’urgenza. Si presenta come un quadrante suddiviso in quattro aree:

1. Quadrante 1: importante, ma non urgente (Pianifica). Qui si trovano le attività strategiche, che sono finalizzata alla costruzione del futuro. Hanno un impatto sugli obiettivi a lungo termine.

2. Quadrante 2: importante ed urgente (Fai subito). Qui troviamo le attività che richiedono immediata attenzione, in quanto hanno un impatto significativo. Sono le vere e reali priorità, come una scadenza improrogabile o una crisi improvvisa. Qui rientrano tutte quelle attività che hanno chiare conseguenze e sono, di solito, quelle che ci ritornano alla mente e che anche provocano stress più delle altre. 

3. Quadrante 3: non importante, non urgente (Elimina). Qui ci sono tutte quelle attività che consumato tempo, senza apportare nessun valore aggiunto.

4. Quadrante 4: urgente, ma non importante (Delega). Sono attività che devono essere svolte nel breve tempo, che sembrano pressanti, ma che non sono realmente essenziali e che non richiedono competenze specifiche, come partecipare ad una riunione senza conoscerne l’agenda. Queste si dovrebbero delegare ad altri.

Come costruirla?

Passo1. Elenca tutte le tue attività, tutti i tuoi compiti. Su un foglio scrivi tutto ciò che devi fare, la tua “to do list”. Non tralasciare nulla, neanche le attività che ti sembrano troppo banali.

Passo2. Classifica in base all’urgenza ed all’importanza. Per ogni compito chiediti: devo farlo subito? (urgenza?), ha un impatto sui miei obiettivi a lungo termine? (importanza?).

Passo3. Posiziona i compiti sulla matrice. Assegna le attività nei quadranti e, a seconda dell’attività in cui si trova, gestiscila di conseguenza.

Passo4. Revisione ed adattamento. Rivedi regolarmente la tua matrice, ricordando che le priorità possono cambiare ed anche ciò che è importante oggi potrebbe non avere la stessa importanza domani

Nel costruire la matrice puoi anche aiutarti utilizzando colori differenti per ogni quadrato, per rendere tutto più immediato ed aiutarti anche visivamente nell’assegnazione e nella gestione delle priorità. Suggerisco questi colori:

· rosso = attività con priorità più elevata = quadrante 2 = fai subito

· verde = secondo livello di priorità = quadrante 1 = pianifica

· grigio = non una priorità = quadrante 3 = elimina

· giallo = terzo livello di priorità = quadrante 4 = delega

Non inserire più di 10 azioni per quadrante, piuttosto crea più matrici.

Crea matrici differenti a seconda che si tratti di sfera personale o di sfera lavorativa.

Implementare la matrice di Eisenhower nella propria routine quotidiana potrebbe essere un primo passo verso un maggiore equilibrio ed una maggiore produttività.

Dopo un periodo di monitoraggio, che possiamo identificare in circa un mese e mezzo, si avrà un’idea più chiara di come si sta lavorando e più si ridurranno le urgenze e più si sarà in efficacia ed efficienza. Se continueranno ad esserci difficoltà nella gestione delle emergenze, si potranno programmare degli spazi per la loro gestione in modo tale da far diventare anche l’emergenza un’attività programmata.

Come diceva Eisenhower: “Ciò che è importante è raramente urgente, e ciò che è urgente è raramente importante.”

La matrice di Eisenhower: non solo uno strumento, ma una filosofia di vita.

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